独立中文笔会财务条例

第一节  总则
 
1.1、本条例根据独立中文笔会(以下简称"本会")《章程》有关财务的章节制订,由本会理事会批准通过日开始执行。
1.2、本条例是本会各机构的财务工作准则。
1.3、本条例所适用的财务工作包括:资金筹措和收入、资金管理和支出、财务监督和审计,以及相关组织和人员设置。
1.4、本会各机构可根据工作需要,以本条例为基础,制订相应财务工作细则,但不得与本条例相冲突。
1.5、本会会员从事本会的财务工作时,在遵守当地相关法律和规则的前提下,均必须遵守本条例以及据此发布的工作细则和相关工作指示;对违反者均应追究个人责任,并对相关违反行为引起的财务损失追究经济责任。
 
第二节 资金筹措和收入
 
2.1、本会一切资金必须来源明确,并不得接受任何附加政治条件或干涉本笔会会务的捐款或其它经济资助。
2.2、本会的资金筹措(以下简称"筹款")工作由专门设立的筹款小组负责。
2.2.1、筹款小组由三到七人组成。一名副会长兼任筹款小组协调人,由会长提名,经理事会批准任命;筹款小组成员包括财务秘书和国际秘书,其他成员由协调人提名,报会长批准任命,向理事会报备。
2.2.2、筹款小组直接向会长负责,并受理事会监督。
2.2.3、筹款小组负责制订筹款工作计划,决定筹款对象、方法、项目、用途及额度,起草申请资金报告等;向正式机构如基金会等申请资金,必须事先将工作计划报会长批准,事后将申请结果向会长汇报;申请资金报告必须由会长或受会长委托的副会长签字方为有效。
2.2.4、筹款小组的工作要列入财务秘书向理事会和会员大会提交的财务工作报告,接受理事会和会员大会的咨询、审核和处置。
2.3、本会会员应为笔会积极筹款,但必须事先将筹款计划报送筹款小组审批,并获得筹款小组的授权;私人临时捐款来不及获得授权可以当时酌情接受,但事后必须尽快报告筹款小组处理。
2.4、本会的所有资金收入都必须进入本会银行帐户。
2.5、本会公布非赢利组织号码或银行帐号,以方便社会认捐和监督。
 
第三节  资金管理和支出
 
3.1、本会资金管理由财务秘书直接向会长负责,秘书长和在中国国内的副秘书长根据会长的委托进行协调,并受理事会的监督。
3.2 、财务秘书负责管理本会日常的资金进出,只有资金管理权,没有资金使用的决定权。
3.2、财务秘书的资金管理工作包括会计和出纳两项,可以兼任会计或出纳工作中的一项,但会计和出纳不得由同一人兼任。
3.2.1、会计负责管理资金的收支记录及其明细账目、来往账单,报帐计算和核算,以及各项财务报告所需要的结算和年度总结算。
3.2.2、出纳负责处理资金的进出操作,包括保管和使用本会银行帐号、支票、银行卡,在银行存款、取款、汇款、转帐,保管和发放现款。
3.2.3、会计和出纳由财务秘书提名,会长任命,并经理事会批准。
3.3、本会在银行开设资金帐户必须经过理事会批准和授权,由财务秘书(或专项资金管理人)和另一获得授权人(会计或出纳员)共同开设。
3.3.1、专项资金管理人可以是在中国国内的财务负责人,或各工作委员会的财务负责人。
3.3.2、专项资金管理人由秘书长或工作委员会负责人提名,会长任命,并经理事会批准。
3.4、本会资金支出的最终决定权在理事会。
3.4.1、全年经常性支出,如人员工资、办公室租金、办公用品费用、计划内旅差费用等,必须由会长列入年度预算,报经理事会批准。
3.4.2、支出在五百美元以上的金额,必须经过理事会批准并指定签署人签字后才可支付。
3.4.3、支出在五百美元以下的金额,必须由会长和秘书长两人共同决定,并由会长或秘书长一人签字才可以支付,但事后必须在理事会例会上提出报告,经理事会复核。
3.4.4、全年支出超过年度预算的20%的部分,无论金额大小,都必须经过理事会批准并指定签署人签字后才可支付。
3.4.5、临时资金收入供"专款专用"的支出不计入年度预算的支出,按3.4.2或3.4.3条的规定处理。
3.5、财务秘书、会计和出纳均有权拒绝支付违反本条例的支出款项,并向理事会报告。
3.6、财务秘书每季度结算一次,向理事会提交季度结算报告;每年向全体会员公布一次年度结算报告;向会员大会上提出财务工作报告。
3.7、财务秘书可以在预算支出内聘请专业会计师协助进行季度结算和年度结算。
 
第四节   财务监督和审计
 
4.1、本会的内部财务监督由理事会专门设立的监事小组负责,代表理事会监督笔会的财务工作。
4.1.1、监事小组由三到五人组成。理事会推选一名理事担任财务监督(监事)并兼任监事小组协调人;监事小组成员由会长和协调人协商提名,报理事会批准任命。
4.1.2、监事小组直接向理事会负责。
4.1.3、监事小组有权随时质询和核查财务秘书或任何财务工作人员的帐目、筹款小组的记录和报告,发现问题可直接提交理事会处理。
4.1.4、监事小组可以聘请专业会计师或审计师协助核查账目,但必须事先获得理事会的批准和授权。
4.1.5、理事在理事会休会时的财务质询,应由监事小组代理执行。
4.1.6、监事小组在会员大会上要提出监事报告。
4.2、一旦发现违反本条例的情况,应及时报请理事会立案审查和处理;对违反本条例的有关人员要追究责任,对严重违反本条例者要立即免去职务并通报全体会员,必要时追究其法律责任。
 
第五节  关于中国国内的财务管理
 
5.1、本会在中国国内的财务管理,由会长和理事会根据本条例设立相应机构负责,在操作上根据情况可适当变通,但在原则上仍应遵守本条例。
5.2、中国国内的资金以人民币为核算单位,按当时的美元和人民币兑换率结算。
 
(独立中文笔会第二届理事会2004年3月18日初订,第三届理事会第一次会议2005年11月14日修订通过)